Samarbejde med kunde:
Kunder oprettes i vores CRM system Super Office & økonomiprogram E-Conomic med følgende data.
Privatkunder: Navn, adresse, postnummer, telefon nr. & email. Yderligere information noteres kun
hvis dette er relevant for at kunne servicerer kunden fremadretter.
Virksomheder:
Navn, navn på tegningsberettiget, adresse, Postnummer, telefon nr: & email, specifik
beskrivelse af opgaver - kontakt personer( med navn, direkte telefon nr. - email - ansvarsområde - EAN
nummer - betalingsbetingelser, faktura email adresse og evt. noter til brug for vedligeholdelse af
samarbejde.
Vor kunder kan til enhver tid blive oplyst om hvilke data vi opretholder og behandler.
Alle oplysninger behandler vi i forbindelse med ekspedering af ordre, samt til efterfølgende brug, da det er
nødvendigt for, at vi kan opfylde vores del af aftalen. Oplysninger gemmes, således at man altid kan få
information omkring anlæg og service, indtil den dag vi bedes slette dem.
Ansøgning om ansættelse i vor virksomhed:
Når vi modtager ansøgninger fra personer, der ønsker ansættelse i vor virksomhed - foregår der en grundig
sortering af alle ansøgere.
Såfremt vi vurderer, at ansøger ikke kan forudses ift. nuværende eller forudsigelige kommende behov -
orienteres ansøgeren om, at ansøgeren ikke er kommet i betragtning - samt al modtagne data slettes.
Vurderes ansøgeren relevant videresendes denne til lederen af afdelingen og herefter kontaktes ansøger
om dette. efter evt. samtale og valg af medarbejder, orienteres ansøgere om hvorvidt de er kommet i
betragtning eller ej. Ligeledes orienteres ansøgere om hvorvidt ansøgningen opbevares i virksomheden til
evt. senere brug og i givet fald hvor længe eller om data skal slettes.
Samtykke
Når der ordres hos Gidex Aut. Køle- & Elservice ApS, eller såfremt der bedes om et tilbud fra os. Gives der
samtidig samtykke til at vi må kontakte kunden på e-mail med tilbud, servicebooking samt 10 års breve. Vi
behandler e-mail adresse og oplysninger om anlæg købt hos os, indtil det ikke længere er relevant. Det
vil i praksis sige, indtil kunden gør os opmærksom på, at de ikke længere ønsker at modtage e-mails fra os,
eller vil ophøre samarbejdet. Dog minimum 10 år i henhold til gældende lovgivning dags. dato.
Samtykket kan altid trækkes tilbage. Dette kan kunden enten gøre ved at benytte linket i bunden af vores
e-mails eller ved at kontakte os på jfa@gidex.dk og oplyse, at du ikke længere ønsker at modtage e-mails
fra os.
Databehandling & sikkerhed
Uanset om vi behandler dine personoplysninger med henblik på opfyldelsen af en kontrakt eller på
baggrund af dit samtykke, vil vi altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i
overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.
Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og vil blive slettet, når dette
formål er opfyldt eller ikke længere relevant.
Vi anvender tredjeparter til behandling af dine betalingsoplysninger Mobilepay og til håndtering af dine køb
SuperOffice & E-conomic. Vi har indgået databehandleraftaler med disse databehandlere, hvilket er vores
garanti for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.
Opretholdelse og behandling af data skal foregå - så der er en reelt og retligt formål med behandlingen.
Dette gør i løbende.
Vi har kortlagt hvilke data vi behandler, samt hvordan og hvem der behandler disse data.
Hvis du ønsker at klage over Gidex Aut. Køle- & Elservice ApS behandling af dine personoplysninger, kan
dette ske til Datatilsynet, på adressen Borgergade 28,5., 1300 København, telefon 33 19 32 00 e-mail:
dt@datatilsynet.dk.
Oplysning, indsigelse, ændring, dataportabilitet og sletning
Kunden & samarbejdspartner kan altid kontakte os for at få oplyst, hvilke af dine personoplysninger vi ligger
inde med. Dette kan ske ved henvendelse til
Gidex Aut. Køle- & Elservice ApS
CVR-nr. 32559425
Vinkelvej 4
8620 Kjellerup
Tlf.: 86883422
E-mail: kasper@gidex.dk & E-mail: jfa@gidex.dk
Hvis der er fejl i vores oplysninger, kan kunden, samarbejdspartnere m.fl. henvende sig og få dem rettet,
så vi har de rigtige, ligesom kunden har ret til at få udleveret oplysningerne i et almindeligt format
(dataportabilitet). Har kunden ønsker om ændring eller dataportabilitet, er kunden også meget velkommen
til at skrive til os på ovennævnte e-mailadresse.
Når vi ophører et samarbejde foretages en vurdering af om der er et formål og betimeligt grundlag for at
opretholde persondata, hvis dette ikke tilfældet, foretages en sletning af data, dette ud fra vores politikker
på området.
Brud på sikkerhed:
Såfremt persondata kompromitteres, vil der øjeblikkeligt blive taget forholdsregler i forhold til at begrænse
skaden og forhindre gentagelse, alt afhængig af omfanget hændelsen.
Omfang og alvor af hændelsen afgør om der skal foretages indberetning til Datastyrrelsen.
De kunden, samarbejdspartner der er omfattet, orienteres om hændelsen pr. e-mail.
Politik:
Vi opbevarer som udgangspunkt kund/anlæg i 30 år, dette med udgangspunkt i levetiden på vores
produkter og EU loven vedr: servicering af kølemidler ( KMO link:
https//kmo.dk/pages/love-og-regler-koelebranchen.asp. & www.kmo.dk/pages/love-ogregler-
koelebranchen aspx.
Ved nedtagning af anlæg vil kundens data selvfølgelig blive slettet - er der et andet retligt grundlag til at
opretholde data, vil det ske i henhold til dette grundlag.
Berørte Kunder oplyses om opretholdelse af data og grundlaget herfor.
Ophører behovet behovet/ retlige grundlag for at opretholde data - slettes disse.
Sletningen medfører, at alle data omfattet af persondataforordning slettes.
It-sikkerhedspolitik:
Med henblik på, at beskytte data, har vi udarbejdet denne politik, som er gældende for alle der har adgang
til vores data. Data skal beskyttes mod tyveri, forandring, utilsigtet kryptering, offentliggørelse eller anden
kompromittering.
Data udstyr ( telefoner, PC, Tablets, Lagringsmedier) skal beskyttes med unit kode og forsynes med
automatisk aktiveret forhindring af utilsigtet brug.
Koder til netværk må ikke udleveres til 3. part uden forudgående tilladelse fra Direktør Kasper Andersen.
Gæster kan tildeles adgang til vores gæste netværk.
Alle mistænkelige emails, filer, billeder og beskeder eller en ukendt oprindelse skal undgås.
Alt udstyr skal være udstyret med den af virksomheden godkendte opdaterede virus beskyttelse.
Alt udstyr der ikke har en godkendt opdateret virus beskyttelse må ikke have adgang til virksomhedens
internet.
Forklaring på retligt grundlag for opretholdelse og behandling af persondata:
Samtykke, kontakt, retlig forpligtelse hos dataansvarlig, overholder den dataansvarliges eller den
registreredes arbejds-, sundheds- & socialretlig forpligtelser og specifikke rettigheder med hjemme i EU ret,
national ret eller kollektive overenskomster, derudover samfundsvigtige, statistiske- eller velfærdsmæssige
formål.
Håndtering af data & datasikkerhed:
Vi behandler alle personoplysninger fortroligt og sikkert i overensstemmelse med gældende lovgivning,
herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.
Alle oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til.
Vi sælger ikke data til 3. part.
Vi kan dog i et vist omfang videregive data til eksterne databehandlere - såfremt det fremmer det
professionelle samarbejde.
Vi indgår en aftale databehandler, hvilket er vor garanti for, at de overholder gældende regler.
Klage over behandling af data:
Hvis du ønsker at klage over Gidex Aut. Køle- & Elservice ApS behandling af dine personoplysninger, kan
dette ske til Datatilsynet, på adressen Borgergade 28,5., 1300 København, telefon 33 19 32 00 e-mail:
dt@datatilsynet.dk.
Dataansvarlig er: Kasper Andersen & Jette Andersen.
SIkre at virksomheden behandler persondata og oplysninger i overensstemmelse med
persondataforordningen.
Afgøre hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af oplysninger.
Sikre anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet.
Sikre at registrerede personer kan udøve deres indsigt ret og udøver retten til at få berigtiget urigtige
oplysninger.
At databehandler, efterlever relevante sikkerhedsforholdsregler.
at der udarbejdes og indgås databehandleraftale.
